Rechtliche Beurteilung
Die nachfolgenden Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar, sollen aber helfen, den Einsatz von sign2forms vor dem Hintergrund der Rechtssicherheit der so erzeugten Dokumente einzuschätzen.
Im Zweifelsfall sollte immer eine Rechtsberatung dem Einsatz von sign2forms vorausgehen.
- Der Empfänger des Dokuments hat eine unterschriebene Papierversion, deren rechtliche Bedeutung von niemandem in Frage gestellt wird. Die Firma hat lediglich eine elektronische Version des Dokuments. sign2forms ist quasi eine Hybrid-Lösung: die Unternehmensseite ist voll digital, die Kundenseite ist weiterhin 'analog'.
- Eine Einschränkung besteht deshalb in der Nichtanwendbarkeit des § 416 ZPO. Ein Vollbeweis kann von Seiten des Unternehmens nicht durch die Vorlage der Originalurkunde geführt werden.Die Firma kann aber bei Leistungsstörungen gegen den Kunden klagen. Die Klage ist nicht deshalb unzulässig, weil nur ein elektronischer Ausdruck vorgelegt werden kann. Die vorzulegenden Urkunden unterliegen der freien Beweiswürdigung durch das Gericht.
- Die Einsetzbarkeit von sign2forms ist nur bedingt gegeben, wenn es sich bei den Dokumenten um solche handelt, die gemäß §§ 492, 126 BGB einer Schriftformerfordernis unterliegen, z.B. Verbraucherdarlehensverträge. Hier muß im Vorfeld der Nutzung immer eine Einzelfallprüfung vorgenommen werden.
- Bei Bedarf kann das PDF/A-Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, um spätere Manipulationen nachweisen zu können. Die Unterschrift selbst ist keine qualifizierte Signatur im Sinne der EU-Verordnung Nr. 910/2014 und des Vertrauensdienstegesetzes, weil technisch bedingt ja keinerlei biometrische Daten zur Unterschift erfasst werden können.
- Die Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB werden durch sign2forms nicht betroffen.
Fazit:
sign2forms ist eine attraktive und kostengünstige Alternative zu anderen Produkten aus diesem Marktsegment, wenn es nicht um Dokumente mit Schrifterfordernis gemäß BGB geht - und das ist in über 90% aller möglichen Einsatzszenarien für sign2forms der Fall.
Es entstehen keine laufenden Kosten, es ist keine aufwändige Zertifikateverwaltung notwendig und die Daten bleiben - ganz wichtig - ausschliesslich im Unternehmensnetzwerk. Keine Cloud und kein Server im Ausland.
